Räume und Equipment

Die folgende Seite enthält...

... allgemeine Informationen und Kontakte zum Aufbau der Veranstaltung.

... Informationen zur Anmeldung der Veranstaltung.

... eine Vorlage für eine Bedarfsliste.

... Informationen zur Raumgestaltung und Aufbau am Veranstaltungstag.

Kontakte

Anmeldung der Veranstaltung

Die Veranstaltung sollte sofort nachdem der Termin festgelegt wurde beim Veranstaltungsservice angemeldet werden.

https://atd.htw-berlin.de/step1.php

Gebucht werden die Räume:

G 007

G 008

G 001 

G 002

G Foyer

G - Terrasse zur Spree (Außenbereich)

H 001

H 006

Bestuhlung: nach individueller Absprache 

Bedarfsliste

Die großen Tische, die sich eh in G 007 und G 008 befinden, dienen als Grundlage für die Stände der Unternehmen. Hinzu kommen Tische fürs Catering Daneben sollte jedem Unternehmen eine Metaplanwand zur Verfügung gestellt werden (z.B. um das Poster für die Postersession zu befestigen (Konzept 2022). Essentiell sind zudem die Kühlschränke, um die Getränke zu kühlen. Wichtig ist auch, dass jedes Unternehmen mit Strom versorgt wird. Hierfür ist es ratsam einen Großteil der Unternehmen dort zu platzieren, wo in G 007 und G 008 eh Stromanschlüsse verlegt sind (also an den Außenrändern des Raumes). Für Unternehmen, die ihren Stand in der Mitte des Raumes haben müssen mit Hilfe von Verlängerungskabeln Stromverteilerboxen platziert werden. 

Als Orientierung kann die Bedarfsliste für den Informatiktag 2022 genutzt werden:

Spätestens zwei Wochen (und auf jeden Fall vor dem Treffen mit Herrn Borowski) sollte bei den Unternehmen abgefragt werden, welche Materialien sie mitbringen wollen und welche sie ggf. zusätzlich benötigen (z.B. Whiteboards etc.). Nach dieser Absprache kann die finale Bedarfsliste erstellt werden. 

Ein bis zwei Wochen vor der Veranstaltung sollte mit Herrn Borowski ein vor Ort Termin ausgemacht werden, um die Raumeinrichtung zu besprechen. Dort sollte die finale Bedarfsliste abgesprochen werden, um ggf. nach Alternativen für nicht vorhandene Materialien zu suchen. 

Zur Sicherheit sollte die für den Aufbau verantwortliche Person zusätzliche Pinnadeln, sowie Gaffa (o.ä.) und Doppelseitigesklebeband mit zum Veranstaltungstag nehmen, um spontan ggf. kleinere Veränderungen im Aufbau vorzunehmen oder die Unternehmen bei kurzfristigen Änderungen des Standes zu unterstützen. 

Für den Aufbau sollten außerdem mindestens 5 Studierende (z.B. SHKs, IT-Buddys o.ä.) organisiert werden. Der Aufbau kann, je nach Veranstaltungsbeginn, entweder morgens am Tag der Veranstaltung oder bereits am Tag vorher (ggf. mit Herrn Borowksi absprechen) passieren. Für den Aufbau der Räume sind ca. 4 Stunden einzuplanen. 

Aufbauplan & Raumgestaltung

Damit der Aufbau reibungslos abläuft, sollte im Vorfeld ein Aufbauplan für G007 und G008 erstellt werden. Es empfiehlt sich, Catering und Getränke an der Wand gegenüber der Spreeseite aufzubauen. Die Unternehmen werden im restlichen Raum platziert. Es  empfiehlt sich zudem einen Abstelltisch für z.B. leere Getränkeflaschen oder Teller sowie genügend Mülleimer bereit zu stellen. Als Vorlage kann der Plan von 2022 genutzt werden.

Achtung: Mit den 10 Unternehmen aus 2022 war der Raum bereits gut ausgefüllt. Sollten mehr Unternehmen am Informatiktag teilnehmen wollen, sollten ggf. Unternehmen ins Foyer oder nach draußen verlegt werden. Andernfalls muss das Equipment, dass die Unternehmen mitbringen wollen (z.B. Roll-Ups und Tresen) eingeschränkt werden. 

Sobald die Tische aufgebaut sind, sollte jeder Tisch mit einem Namensschild versehen sollen, damit alle Unternehmen ihren Stand finden und selbständig aufbauen können. Die Vertreter*innen der Unternehmen sollten mindestens eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn da sein, um ihre Stände einzurichten. 

Neben der Einrichtung der Räume sollten in der Aufbauphase auch das Wegeleitsystem in den Aufstellerrahmen (A3) vorbereitet werden. Es empfiehlt sich dafür 2x das Programm auszudrucken und im Foyer zu platzieren. Außerdem sollten Hinweisschilder für den Informatiktag auf dem Campus platziert werden.